Nous en avons peut-être déjà fait l’expérience : il ne suffit pas d’être fédérateur et bien organisé pour mener un projet à bien. En particulier lorsque ce dernier est complexe. Une gestion de projet improvisée risque d’entraîner des conséquences désastreuses, bien au-delà de l’échec du projet. Parfois, les compétences en interne ne suffisent pas. En confiant la gestion à un expert, ces risques se réduisent considérablement. En quoi confier la gestion d’un projet peut être gage de réussite ? En voici 5 raisons.
1. Parce que l’expert saura répondre aux exigences du mandat
Formé et expérimenté, le chef de projet externe en charge du projet saura rapidement s’adapter au terrain et réagir face aux situations périlleuses. Grâce à une analyse préalable, il saura notamment respecter la triple contrainte d’un projet illustrée ci-dessous. On l’appelle aussi le « triangle d’or ». Les variables « exigence », « coût » et « délai » sont interdépendantes. Par exemple, diminuer le coût d’un projet pourra avoir un impact sur le niveau d’exigence attendu.
2. Parce que l’expert saura prendre en charge le facteur humain
Le facteur humain d’un projet ne doit pas être sous-estimé. En effet, un projet implique un certain nombre de changements. Ces derniers ont des conséquences sur le quotidien des personnes concernées. Ainsi, les attitudes de ces acteurs doivent être prises en compte. Le rôle du chef de projet externe est d’abord de comprendre ces différentes réactions. Ces dernières peuvent être catégorisées. Par exemple, l’une des attitudes possibles se nomme le « no person ». Ce profil n’est jamais d’accord et s’oppose constamment au changement. Autre exemple : « celui qui sait tout ». Ce type d’attitude se reporte toujours à son point de vue et à ses connaissances. L’expert externe en gestion de projet connaît ces attitudes et sait comment réagir.
3. Parce que l’expert propose un suivi complet et régulier
Faire appel à un expert garantit une restitution complète et adaptée des avancées grâce à des indicateurs précis. En effet, le chef de projet externe sait présenter la progression de manière synthétique et délivre la bonne dose d’informations pour que son public ne se perde pas dans les détails. De plus, en étant consacré à ce projet, la personne en charge saura développer les points d’intérêt. Par exemple, si plus de détails sont demandés sur un certain point, le chef de projet externe sera capable de répondre facilement à cette demande. Cela apporte non seulement un confort dans la compréhension, mais également la possibilité de garder la hauteur nécessaire pour suivre l’avancée du projet.
4. Parce que faire appel à un expert permet à l’équipe interne de se concentrer sur d’autres tâches
La gestion de projet demande toujours des ressources, qu’il s’agisse de ressources humaines, de temps ou de moyens financiers. En faisant appel à un expert, l’utilisation de ces ressources peut être optimisée. En effet, un chef de projet externe prend à sa charge certains éléments. Cela permet aux membres de l’organisation – aussi bien au niveau de la direction que pour les équipes – de se consacrer à d’autres tâches. Attention, cela ne signifie pas que le chef de projet externe avance seul : la gestion de projet est un travail collectif qui demande l’implication de toutes et tous. Par ailleurs, les équipes internes peuvent bénéficier de l’expertise du chef de projet externe pour elles-mêmes monter en compétence sur le sujet de la gestion de projet. En effet, elles ont à disposition un rôle modèle qui leur sera utile lors des futurs projets à gérer.
5. Parce que l’expert apporte un nouveau regard au projet
En prenant en charge le projet, l’expert apporte un regard externe. Ce point de vue, ainsi que ses expériences passées, lui permettent de se rendre compte de plusieurs choses. Par exemple, des objectifs surréalistes, une perspective d’évolution du projet inexplorée, ou encore des solutions innovantes. Il peut être donc bénéfique d’avoir ce regard neuf et cette expertise tout au long du projet.
Il arrive parfois que les compétences en interne ne soient pas suffisantes pour assurer la gestion d’un projet. C’est le cas notamment lors de projets complexes. Dans cette situation, l’appel à un expert en gestion de projet représente un investissement dans la réussite de ce dernier. Grâce à un accompagnement externe, le projet se développe de manière autonome tout en faisant l’objet d’un suivi complet et régulier. C’est une manière d’aborder sereinement l’accomplissement du projet en faisant confiance à un expert dans ce domaine.
L’équipe Ad Valoris
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