Un PMO c’est un Portfolio Manager Office, autrement dit un dispositif de gestion de portefeuille de projets. Derrière ce nom un peu barbare se cache en réalité un outil simple mais très puissant pour donner une visibilité aux instances décisionnelles sur les projets et un outil de communication aux chefs de projet.
Pourquoi déployer un tel dispositif ? Forts de notre expérience, nous sommes régulièrement confrontés au fait qu’en ce qui concerne les projets, les problématiques sont trop souvent les mêmes…beaucoup de projets ne sont en réalité pas des projets. Ils n’ont pas de périmètre défini clairement, ou encore, ne contribuent pas significativement à la stratégie de l’entreprise. Le PMO va donc permettre de recadrer, d’ordonner et prioriser tous ces projets afin de constituer un portefeuille organisé, cadré et suivi.
Suivre un portefeuille, ça veut dire quoi ? Comme on le fait désormais avec des traceurs d’activité pour savoir si nous avons suffisamment marché dans la journée, le PMO constitue un dispositif de suivi régulier des projets afin de savoir s’ils respectent le cadre défini initialement (périmètre, coûts, délais). Une photo de l’état de santé du portefeuille est ainsi définie. Si un écart avec les prévisions initiales est décelé, une alerte est levée et remontée au niveau des instances décisionnelles (souvent le comité de direction). Ces instances prennent alors une décision pour traiter le point en souffrance et corriger l’écart.
Au final, qu’y gagne-t-on ? Grâce à ce dispositif, les responsabilités sont assumées au bon niveau entre le chef de projet, le comité de pilotage, le mandant et le comité de direction. Le chef de projet dispose ainsi d’un moyen efficace de lever les alertes et le comité de direction dispose d’une photo régulière de la santé des projets. En effet, chaque instance ne traite que les points d’alerte qui la concernent. Et l’organisation gagne en clarté et en efficience !
Pour en savoir plus :
Qu’est-ce qu’un projet ?
Qu’est-ce que le pilotage de projets ?
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