7 juin 2022

La gestion de projet : le nouveau modèle économique des entreprises ?

Partie 3 : Quel est donc le secret des projets qui aboutissent ? Que pouvons-nous apprendre des milliers de projets qui ont échoué ?

Dans ce dernier article sur la gestion de projet selon Antonio Nieto-Rodriguez, découvrez le secret des projets qui aboutissent en apprenant des échecs les plus fréquents.

En effet, seuls quelques projets, triés sur le volet, atteignent leur objectif, réalisent des bénéfices durables, satisfont la plupart des parties prenantes, respectent leurs délais et restent dans les limites de leur budget initial. Quel est donc leur secret ? Que pouvons-nous apprendre des milliers de projets qui ont échoué ?

Pourquoi un grand nombre de projets échouent ? Qu’est ce qui ne va pas ?

Aller au-delà de l’efficacité pour changer l’entreprise via les projets plutôt que de « simplement » l’optimiser est une tâche difficile. En effet, de nombreuses organisations :

  • Manquent d’informations sur l’efficacité de la mise en œuvre de leurs projets et de leur stratégie globale,
  • Manquent de visibilité sur le nombre de projets en cours, leur coût réel, leur coût d’achèvement estimé, leurs avantages et leur analyse de rentabilité,
  • Manquent de données sur l’état d’avancement de leurs projets – ou disposent de rapports d’avancement qui prennent des semaines à être produits sans fournir d’informations précises,
  • Lancent des projets sans analyse adéquate et sans analyse de rentabilité claire,
  • Augmentent continuellement le nombre de projets si bien que le nombre de projets lancés est beaucoup plus élevé que le nombre de projets achevés,
  • Ne désignent pas clairement la propriété de nombreux projets, y compris pour certains des projets les plus stratégiques,
  • Ne disposent pas d’organe interdépartemental (Enterprise Portfolio management office) qui prépare la décision sur les projets à investir et s’assure que les projets sont correctement exécutés,
  • Désignent des chefs de projets sans les avoir préalablement formés, ni même détachés de leurs fonctions opérationnelles (Ils doivent ainsi gérer en même temps leur projet et les activités courantes liées à leurs fonctions d’origine),
  • Ne comprennent pas l’importance du rôle du mandant (ou sponsor) et se soucient peu de la complémentarité du binôme qu’il doit constituer avec le chef de projet.

Il n’est donc pas étonnant que de nombreux projets échouent. Il est difficile de savoir précisément combien d’argent est gaspillé chaque année en raison de mauvaises décisions, d’un manque de compétences et d’une compréhension insuffisante de l’importance de bonnes pratiques de gestion de projet. Plusieurs études ont tenté d’estimer la destruction de valeur de cette lacune dans la gestion.

Les échecs des projets vaudraient l’équivalent du PIB du Brésil !

Les faits sont accablants : Le 2018 Pulse of the Profession, une enquête mondiale menée par le Project Management Institute (PMI), a révélé qu’environ 1 million de dollars est gaspillé toutes les 20 secondes collectivement par les organisations du monde entier en raison de la mise en œuvre inefficace de la stratégie commerciale par de mauvaises pratiques de gestion de projet. Cela équivaut à environ 1,5 trillion de dollars gaspillés par an, soit l’équivalent du PIB du Brésil(1).

Il est encore plus difficile de quantifier les pertes en termes d’avantages non obtenus, d’impact social négatif et de revenus manqués résultant des retards massifs, ou des échecs, causés par des projets médiocres et une direction de projet déficiente – sans parler de la question de savoir si les avantages initialement estimés ont réellement été atteints.

Qu’en est-il des projets qui réussissent ? Quels sont leurs secrets ?

La bonne nouvelle est qu’il existe de nombreux exemples d’excellence en matière de gestion de projet.

Qu’ont en commun ces organisations et ces pays qui ont réussi leurs projets ? Quels enseignements pouvons-nous tirer pour qu’à l’avenir :  les projets soient beaucoup plus réussis, qu’ils génèrent une plus grande richesse pour l’économie et qu’ils apportent plus d’avantages à nos sociétés ?

Lisez la suite pour découvrir les 5 clés de succès des projets qui réussissent.

1) Première clé de succès des projets qui réussissent : des acteurs formés à la gestion de projet !

Nous devons prêter attention aux acteurs des projets et veiller à ce qu’ils disposent des compétences, outils et techniques dont ils ont besoin pour s’épanouir et contribuer à une entreprise toujours plus axée sur les projets.

Dans la pratique, peu de personnes reçoivent une éducation qui leur enseigne les outils et les techniques nécessaires pour définir et gérer des projets avec succès(2). Pendant des décennies, les compétences en gestion de projet ont été considérées comme tactiques et non pertinentes pour les postes de direction des organisations. Le monde des entreprises est dirigé par des experts en stratégie, en finance, en marketing et en vente, pas par des chefs de projets.

2) Deuxième clé de succès des projets qui réussissent : plus de ressources dédiées aux projets

Deuxièmement, nous devons recalibrer la répartition des moyens en allouant davantage de ressources et de budgets au travail par projet.


Source : The project economy – Antonio Nieto-Rodriguez

Le tableau ci-dessus est extrait d’une présentation d’Antonio Nieto-Rodriguez. Ils comparent les ressources allouées au fonctionnement opérationnel (OPERATIONS / Run the business), en bleu sur le tableau, et les ressources allouées aux projets, visibles en orange.

En effet, la part des ressources qu’une entreprise dépense à fonctionner (partie bleue du tableau) a été très conséquente par le passé. La plupart des travaux d’importance en management d’entreprise ont porté sur le fait d’améliorer l’efficience des activités opérationnelles.

Le résultat de tous ces efforts est que les entreprises ont rendu leurs opérations extrêmement efficaces, atteignant des niveaux où il est de plus en plus difficile de trouver des améliorations d’efficacité supplémentaires.

Dans le même temps, le nombre de projets dans les organisations, la quantité de ressources qui leur sont consacrées et la taille des projets ont augmenté d’année en année (partie orange du tableau).
Cette tendance s’est fortement accélérée. Et dans le futur,  Antonio Nieto-Rodriguez prédit que de moins en moins de ressources seront consacrées à l’amélioration de l’efficience du travail opérationnel.

3) Troisième clé de succès des projets qui réussissent : une approche plus orientée sur les résultats et moins sur la méthodologie

Les chefs de projets qui réussissent à amener leur projet vers le succès, se concentrent sur la valeur et les avantages plutôt que sur les processus et les contrôles.  Ils encouragent la génération d’avantages et d’impacts plus rapidement.  Ils s’assurent d’avoir bien compris le but de leur projet et son alignement sur la stratégie de l’organisation.  Ils se concentrent sur la mise en œuvre plutôt que sur la planification détaillée.  Ils élargissent les horizons au-delà du cycle de vie traditionnel du projet, en prenant en compte les phases de pré-projet et de post-projet.  Et enfin, ils sont rapides et flexibles – ce qui leur permet d’adapter le projet à tout moment.

4) Quatrième clé de succès des projets qui réussissent : des chefs de projets qui sont de véritables leaders

Les chefs de projet efficaces doivent être de véritables leaders. Ils doivent comprendre le contenu du projet tout en supervisant les activités détaillées pour en assurer la réussite. L’élaboration d’une analyse de rentabilité complète est un processus long et ardu, mais les chefs de projets doivent s’assurer que leur projet a une justification claire, un objectif et un lien avec une stratégie supérieure avant d’être lancé.  Ils doivent également s’assurer que leur sponsor exécutif soit actif, permanent et pleinement engagé.  C’est un point essentiel à la réussite du projet.  Enfin, les projets entraînent des ajustements et des changements, le statu quo est rarement la règle. Le chef de projet doit donc s’attendre à des résistances et celles-ci doivent être prises en compte et traitées dès les premières étapes.

5) Cinquième clé de succès des projets qui réussissent : les personnes plutôt que les processus

Les projets auront toujours besoin de personnes motivées pour les diriger, les gérer, les exécuter et les clôturer. L’échec d’un projet n’est pas toujours mauvais ; c’est souvent une occasion d’apprendre, de mûrir et de se concentrer davantage sur d’autres projets plus pertinents.  L’incertitude est inhérente aux projets et de ce fait la gestion des risques est essentielle à la gestion de projet.  Il est fort probable que les plans et les exigences initiaux du projet soient modifiés ; l’agilité est donc indispensable tout au long du projet.  Les organisations axées sur les projets travaillent en dehors des silos, ce qui permet une plus grande flexibilité et un temps de réponse plus rapide aux adaptations nécessaires.

Comme nous l’avons au cours de ces trois articles basés sur la « project economy » d’Antonio Nieto-Rodriguez, les organisations se concentreront plus que jamais sur les projets et le travail par projet.

Les projets sont véritablement en train de devenir la nouvelle norme pour créer de la valeur !

L’équipe Ad Valoris

Si vous n’avez pas lu les deux premiers articles de notre série sur la gestion de projet, retrouvez-les ci-dessous :

Partie 1 : Améliorer lefficience ne suffit plus : La nouvelle norme de rentabilité, cest la gestion de projet.
Partie 2 : La gestion de projet change, celles et ceux qui les gèrent doivent changer aussi.

Sources :

(1) https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2018.pdf
(2) The focused organization : how concentrating on a few initiatives cand dramatically improve strategy execution (Abingdon : routledge, 2016)

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