La démarche pour construire votre management cockpit

1) Définir la portée du cockpit

Cette étape, à mener avec la direction de l’entreprise, permet de définir ce que devront mesurer les indicateurs du Cockpit. Pour ce faire, il faut adopter le cheminement suivant :

• Choisir les principales questions qui correspondent aux situations que la direction veut observer (c’est-à-dire celles dont les réponses permettent à la direction d’exercer ses responsabilités et d’atteindre les objectifs prédéfinis pour l’entreprise) : allons-nous atteindre nos objectifs de CA ? Notre situation financière est-elle bonne ? Notre qualité de service est-elle satisfaisante ? Sommes-nous un employeur « social » ? Notre impact sur l’environnement a-t-il diminué durant le dernier trimestre ? Nos outils informatiques sont-ils adaptés ? Où en sont nos grands projets ? Respectons-nous notre budget ? Que font nos principaux concurrents ? Etc.
• En déduire, par question, les champs de mesure sur lesquels devront porter les indicateurs (en général il faut 4 à 6 champs de mesure pour apporter un niveau de réponse satisfaisant à une question) : absence des collaborateurs, économies d’énergie, satisfaction des clients, satisfaction des employés, qualité de l’accueil, niveau de certification des collaborateurs, performance absolue et relative de la gestion de des liquidités, etc.
• Choisir les indicateurs qui maximise la pertinence entre les champs de mesure retenus et l’accessibilité des données nécessaire au calcul : cette étape sert, non seulement, à identifier le choix des questions à mettre en priorité dans le cockpit, mais également à cadencer le timing selon lequel le reste des questions vont apparaitre dans le cockpit.
• Définir les paramètres associés à chaque indicateur :
  • formule de calcul, sources et données utilisées, valeurs seuils qui permettent de générer les « traffic-lights », fréquence de rafraîchissement, etc.
  • formats des visuels qui permettent d’illustrer au mieux les indicateurs.

2) Étudier la faisabilité technique

• Identifier avec l’informatique les possibilités d’automatisation tant dans la construction que dans la publication des indicateurs.
• Définir la solution la plus adaptée pour réaliser le prototype.

3) Définir les rôles et responsabilités dans l’alimentation et le bon fonctionnement du cockpit

• Les utilisateurs : les personnes à qui est destiné le cockpit.
• Le responsable du cockpit : Personne garante de la mise à jour du contenu et de l’évolution du cockpit.
• Les propriétaires de données : Le cockpit ne peut bien fonctionner que si les données qui sont utilisées pour calculer les indicateurs sont validées en temps et en qualité. Ces « propriétaires de données » sont responsables de rassembler les données, de les transférer au responsable du cockpit puis de valider les indicateurs avant les séances du CODIR.

4) Fixer les règles d’utilisation du cockpit

Les indicateurs du cockpit doivent être analysés et discutés par les membres de la direction dans des séances ad hoc dont la fréquence et la forme sont à préciser. La devise de ces séances devrait toujours être « Pas de cris, pas de pleurs, pas d’excuses, juste des actions face à des déviances constatées ».