12 mai 2021

Comment travailler ensemble à distance ?

Le travail collaboratif a le vent en poupe. Mais comment mettre en pratique cette méthode dans un contexte où règne désormais le travail à distance ? En présentiel, il est plus naturel de se retrouver dans une salle pour réfléchir ensemble. À distance, le processus est moins évident. Heureusement, il existe une multitude de techniques pour maintenir le travail collaboratif en télétravail. Zoom sur ces astuces.

Travail collaboratif et distance : un bon ménage ?
Avant tout, revenons sur ce concept clé. Le travail collaboratif vise une répartition des tâches de manière efficiente. Objectif : arriver à un résultat donné plus rapidement. Avec les bons outils, cette méthode permet en effet de transformer un travail asynchrone en synchrone du début à la fin. Autrement dit, une tâche habituellement réalisée en plusieurs temps peut désormais s’effectuer simultanément.
À distance, le principe reste le même. Il est faux de croire qu’éloignement rime avec ralentissement. Au contraire, le télétravail, réalisé dans de bonnes conditions, permet d’accroitre la productivité. Il favorise la concentration en libérant par exemple des bruits de l’open space. Il économise également pour certain-es un temps de trajet précieux.

Les secrets d’un travail collaboratif à distance efficace
Le lien entre travail collaboratif et distance n’est pas automatique. Il doit être activé par la mise en place d’outils appropriés. Pour préparer le terrain, une phase d’analyse est nécessaire. Elle consiste à replacer les quatre leviers du travail collaboratif dans un contexte de télétravail.

Levier n°1 : le profil de l’équipe
Les collaborateur-trices sont au cœur du travail collaboratif à distance. Sans effort de leur part, il n’est pas possible d’aller plus loin. Ainsi, la première étape consiste à dresser le portrait de l’équipe face au travail collaboratif. Grâce à un entretien en one-to-one, à une discussion collective ou via un questionnaire en ligne, il est possible d’associer chaque membre de l’équipe à l’un des profils suivants.

1. Le profil isolé : comme son nom l’indique, ce type de personnalité a pour habitude d’avancer seul sur ses tâches sans se soucier du collectif. À distance, il se fait rapidement oublier par ses collègues.
2. Le profil contraint : ce profil coopère parfois avec ses pairs mais sans grande conviction. Il fait appel aux autres parce que sa tâche le lui oblige. Il aide ses collègues seulement quand il est sollicité. Ce type de profil met par exemple du temps à répondre sur la messagerie.
3. Le profil d’intelligence collaborative en phase « initiale » : le travail collaboratif est reconnu dans l’entreprise, mais il n’est pas la norme. Il apparaît sous certaines conditions. Ces profils ont pour habitude de se solliciter de temps à autre pour de la relecture ou avoir un avis divergent.
4. Le profil d’intelligence collaborative aboutie : le travail collaboratif est un réflexe. Il est inscrit dans les mœurs. Son utilisation est encouragée et valorisée par l’entreprise. Ces profils considèrent comme normal le fait de demander quelque chose sans rapport avec leur cahier des charges habituel.

Levier n°2 : l’organisation et la culture d’entreprise
À distance, il n’est pas possible d’agir sur les espaces de travail pour favoriser le travail collaboratif. Mais, il est toujours possible d’organiser des workshops à distance. Ces séances sont l’occasion d’une discussion autour d’une vision encourageant le travail collaboratif à distance. Cela peut se traduire par des points d’équipe réguliers ou chacun intervient mais aussi via des canaux de discussions instantanées.

Levier n°3 : le rôle des cadres et des managers
Les cadres et managers jouent un rôle clé dans la mise en place du travail collaboratif à distance. Première responsabilité : délimiter les rôles. À distance, il est plus complexe de se rendre compte des tâches de chacun. Il est donc nécessaire de bien préciser le « qui fait quoi ». Ensuite, les profils et leurs besoins spécifiques doivent être appréhendés différemment. Par exemple, il ne faut pas laisser les profils isolés se mettre trop à l’écart.

Levier n°4 : les outils
Enfin, les outils numériques offrent d’innombrables possibilités pour favoriser le travail collaboratif à distance. Ils peuvent être utiles pour communiquer facilement, grâce aux outils de messagerie instantanée notamment. Certains permettent d’organiser et de mener un brainstorming à distance ou même de briser la glace lors d’une séance de travail. Pour suivre l’avancée des tâches ou collaborer à plusieurs sur le même documents, d’autres types d’outils peuvent être efficaces. Il n’existe pas d’outils « parfaits », chaque entreprise sélectionne la palette qui lui convient le mieux. Pour cela, de nombreux sites comparent les différentes options que ces outils proposent.
Le travail collaboratif à distance n’est donc pas automatique, mais il est grandement facilité par les outils digitaux. Il demande un investissement collectif de l’équipe. Pour compléter ces leviers et assurer un succès sur le long terme, le travail collaboratif doit être entretenu. Il est donc important de bien montrer l’exemple soi-même et de rappeler régulièrement les bénéfices d’un tel mode de collaboration.

Guillaume Meiresonne

 

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