Organisation et fonctionnement de l’entreprise

Le mode d’organisation et de fonctionnement des entreprises repose sur la nécessité pour tout dirigeant de faire cohabiter les 2 volets indissociables d’une bonne gouvernance que sont :

La création de valeur,
La maîtrise des risques.

Les directions des entreprises doivent donc organiser leur fonctionnement pour être en mesure de :

Définir leur stratégie,
Fixer des objectifs à atteindre et s’assurer de leur déclinaison à tous les niveaux de l’organisation,
Mettre à disposition les ressources nécessaires à l’atteinte des objectifs,
Vérifier que ceux-ci sont atteints,
Garantir que les risques sont maîtrisés à un niveau approprié par rapport aux enjeux de l’entreprise.

1) Les fonctions de l’entreprise
Le fonctionnement des entreprises s’articule autour des fonctions, ou processus, suivants :

Fonction Direction et administration générale : elle assure la gestion globale de la société et définit les grandes orientations stratégiques.
Fonction Production : elle correspond à la production proprement dite, qui permet à la société de créer, par son travail, une valeur ajoutée.
Fonction Achats : elle assure l’achat des matières premières, des machines, des produits semi-finis qui permettent à la société de produire ses propres produits ou services.
Fonction Marketing et Ventes : elle réfléchit sur ce que les clients veulent et sur la façon de leur vendre les produits ou services de l’entreprise.
Fonction Logistique : elle assure la gestion des flux matériels et des flux d’informations à l’intérieur et autour de la société.
Fonction Comptabilité et Finance : elle permet d’évaluer l’argent récolté, de payer les factures et de fixer les prix en fonction du coût des produits.
Fonction Ressources humaines : elle assure le recrutement et la gestion des salariés qui effectuent le travail.
Fonction Recherche et développement : elle permet à la société d’innover et d’améliorer son offre.

2) La notion de structure

La structure organisationnelle d’une entreprise définit le mode d’organisation entre les différentes unités qui la composent :

Quels sont les périmètres de chacune des unités

Comment sont-elles mise en relation entre elles ?
Comment sont réparties les ressources utilisées par l’entreprise ?

Elle doit être pensée en adéquation avec les caractéristiques intrinsèques de l’entreprise (sa taille, la nature de son marché, le niveau de complexité de ses activités et son mode de propriété).

La structure organisationnelle doit permettre la bonne exécution et la bonne répartition entre les différentes unités de toutes les activités menées dans chacune des grandes fonctions de l’entreprise.

Définir une structure suppose de :

Définir les services à constituer,
Définir les attributions de chacun,
Fixer les moyens qui sont affectés aux différents services,
Préciser les relations entre les différents services (relation hiérarchique, fonctionnelle, de conseil et de prestations de service).

La formalisation de la structure organisationnelle est souvent représentée par un organigramme, qui synthétise et représente la répartition des responsabilités et du pouvoir, de l’organisation et de la hiérarchie.

Il fait apparaître les services entre lesquels sont répartis les diverses tâches et indique également les relations entre ces services.

L’organigramme est aussi un outil d’analyse ; il peut faire apparaître des insuffisances ou des anomalies dans une structure.

L’organigramme fait apparaître aussi le nombre d’effectif dans chaque service.

La distribution des activités aux différentes unités ainsi que les rôles et responsabilités des acteurs peuvent être représentés sous forme de matrice RACI et fiches de postes.

Si vous êtes intéressé-e de savoir faire une fiche de poste, cliquez sur le visuel ci-dessous.

3) Les caractéristiques d’une structure
La répartition des activités au sein d’une structure organisationnelle suppose que celles-ci soient ensuite reliées par :

Des liens hiérarchiques : ils précisent les relations de subordination entre les différents éléments de la structure.
Des liens fonctionnels : ils sont créés par le fait d’avoir de l’autorité sur des activités autres que celles du périmètre du titulaire. Ces relations apparaissent dans les entreprises dès lors qu’elles font appel à des spécialistes. Elles peuvent se doubler ou croiser des liens hiérarchiques.
Des liens de conseil : un élément de la structure peut contribuer au bon fonctionnement d’un autre élément sans qu’il n’existe de liens hiérarchiques ou fonctionnels entre eux.
Des liens de prestations de services : lorsqu’un élément délivre une prestation interne de service à un autre élément.

4) Les différentes structures de l’entreprise

Les entreprises peuvent adopter différents types de structures selon la manière dont elles envisagent l’organisation de la division interne du travail et les modes de direction (structure hiérarchique ou pyramidale, matricielle, fonctionnelle, divisionnelle, matricielle, staff&line).

5) Les comités de l’entreprise
En plus des individus qui endossent des rôles, assument des responsabilités et exercent des activités, la structure de l’entreprise contient également des comités. Ce sont des lieux collectifs de décision, d’information ou d’échange.

On distingue généralement les comités de direction (lieux de décision), les comités de marchés (lieux d’information sur la situation des affaires et des clients) et les comités plus informels d’échanges, de rencontre et de formation plus ou moins structurés.