Cahier des charges : un document clé de la gestion de projet

Il contribue à part entière à la réussite d’un projet, quel qu’il soit. Utilisé en interne ou en externe, le cahier des charges permet en effet de formaliser des besoins et de les rendre compréhensibles par tous. Ce document de référence joue un rôle crucial, et ce, dès la phase de planification. Il constitue ainsi un des socles de la gestion de projet. En quoi consiste ce document ? A quoi sert-il concrètement ? Comment le rédiger ? Nous répondons à vos questions.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ? Définition

Le cahier des charges, ou CDC en abrégé, est un document écrit qui sert de base à un projet. Fonctionnel ou/et technique, il centralise des informations essentielles à la réussite d’un projet : son périmètre, ses objectifs, ses contraintes, ses ressources humaines et matérielles, ses délais d’exécution, son budget, etc.

Il peut être utilisé en interne, par exemple, dans le cadre d’une demande faite aux développeurs de créer de nouvelles fonctionnalités métier. Il sert aussi de référentiel en externe, quand l’entreprise confie la réalisation d’un projet à un prestataire ou à un fournisseur. Dans ce cas, le cahier des charges peut aussi jouer le rôle de document contractuel.

Les objectifs du cahier des charges

Un cahier des charges permet d’encadrer un projet et d’assurer sa réussite. En effet, parce qu’il est clair et précis, il ne laisse aucune place au doute ou à l’ambiguïté. Tous les acteurs mobilisés par son exécution sont informés des tenants et aboutissants du projet.

Ainsi, un cahier des charges permet de :

Centraliser des informations dans un document commun
Définir le contexte et les spécifications du projet
Lister les besoins, les exigences et les attentes du donneur d’ordre, du client, du maitre d’ouvrage, etc.
Identifier les contraintes (techniques, fonctionnelles, matérielles, financières…) du projet
Connaitre les intervenants et leurs missions
Gagner du temps dans la transmission et la compréhension des exigences liées au projet
Déterminer et communiquer les délais d’exécution
Maitriser le budget lié à la réalisation du projet

Comment rédiger un cahier des charges ?

Sur le fond, le cahier des charges varie d’un secteur d’activité à l’autre. Il n’existe donc pas de modèle à proprement parler de ce document. Polyvalent et flexible, il est ainsi utile à la planification de la refonte d’un site internet, à la création de nouvelles fonctionnalités pour une application mobile, à la fabrication d’un nouveau produit, à l’amélioration d’un service, etc.

Toutefois, dans sa forme, le cahier des charges répond à une méthodologie précise. Rédigé par le chef de projetou par un consultant en gestion de projet, le cahier des charges se structure généralement de la manière suivante :

La présentation du projet: son contexte, son historique, son fondement, sa finalité… Cette première partie permet de donner du sens au projet et d’identifier son périmètre.
La description des besoins et des contraintes: les aspects fonctionnels et techniques du projet sont déterminés tout comme les contraintes qui leur sont liées. Par exemple, le développement d’une nouvelle fonctionnalité web peut exiger la maitrise de tel langage informatique.
La définition des ressources humaines, matérielles, financières à mobiliser dans les temps d’exécution du projet : délais de réalisation des tâches, budget, choix des prestataires…
Les résultats attendus et les mesures de contrôle: pour s’assurer que les objectifs ont été correctement atteints, il est nécessaire de définir des moyens de contrôler la conformité des actions menées tout au long du projet.

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