Étude de cas en gestion de projet : L’Office Cantonal des Assurances Sociales de Genève

Étude de cas en gestion de projet pour l’Office Cantonal des Assurances Sociales de Genève (OCAS)

Quelle est la situation de départ de l’entreprise ?

Qui est l’OCAS ?

L’OCAS est l’Office Cantonal des Assurances Sociales. Il est chargé de toutes les assurances qui sont liées au premier pilier. Concrètement, il s’agit de l’A.V.S (Assurance Vieillesse et Survivants), mais cela touche aussi tout ce qui est en rapport avec les événements de la vie : comme l’assurance maternité, les allocations familiales, mais aussi le service militaire, ou encore l’A.I (Assurance Invalidité).

Le challenge

L’OCAS a fait appel à Ad Valoris pour l’accompagner dans un projet qui a changé toutes les habitudes de travail que cela soit :
– Les processus,
– L’organisation,
– Le système d’information,
– Les données,
– Le changement de plusieurs centaines de documents envoyés aux assurés.

Pourquoi avons-nous été choisis ? Sur quels critères avons-nous fait la différence ?

Un dispositif résilient, efficace et surtout efficient.

« Avec Ad Valoris, nous avons eu un dispositif et pas seulement des personnes mises à disposition. A nos côtés, nous avons eu une équipe et un plan d’actions qui s’adaptaient en permanence aux aléas du quotidien. »
Les qualités des consultantes et consultants.
« Ils ont montré des compétences à la fois intellectuelle et humaine car ils ont réussi une parfaite adaptation dans un milieu très spécifique. »

Quelles méthodes / outils avons-nous appliqué ?

Anecdotes et temps forts

• 200 personnes concernées, autrement dit la moitié des effectifs de l’OCAS.
• 15 000 jours/homme à comparer aux 400 ETP* de l’OCAS
• 20 services qui ont changé en profondeur.
• Durée du projet : 1 an

(ETP* = unité de mesure proportionnelle au nombre d’heures travaillées par un salarié)

4 points importants de l’étude de cas

1. Situation initiale et challenge de l’OCAS
   L’OCAS est responsable des assurances liées au premier pilier, notamment l’A.V.S, l’assurance maternité, les allocations familiales, le service militaire et l’A.I. Ils ont sollicité Ad Valoris pour un projet transformateur impactant leurs processus, organisation, système d’information, données et la modification de centaines de documents envoyés aux assurés.
2. Raisons du choix d’Ad Valoris
   Ad Valoris a offert un dispositif résilient, efficace et efficient, adapté aux défis quotidiens. Les consultants d’Ad Valoris ont démontré des compétences intellectuelles et humaines, permettant une intégration réussie dans un environnement spécifique.
3. Méthodes et résultats d’Ad Valoris
   Les principales interventions comprenaient l’accompagnement dans le changement organisationnel, la préparation et l’organisation des formations internes, et le test des processus et documents. Six mois après la mise en œuvre, les délais ont été respectés, tous les services sont à jour et le nombre d’incidents est très raisonnable.
4. Faits marquants du projet
   Le projet a concerné 200 personnes, soit la moitié des effectifs de l’OCAS. Il a représenté 15 000 jours/homme par rapport aux 400 ETP de l’OCAS. 20 services ont été profondément transformés. La durée totale du projet était d’un an.