Bâtir une administration adaptative : le pari gagnant du mode projet

Dans les bureaux de la mairie, Valérie, directrice des services administratifs, se frotte les tempes devant une pile de dossiers en attente.

Six mois pour un projet d’aménagement urbain, trois validations hiérarchiques pour une simple modification de formulaire, des réunions interservices qui s’éternisent sans décisions concrètes… « Il doit bien exister une meilleure façon de travailler », soupire-t-elle en contemplant l’organigramme complexe affiché au mur.

Cette situation vous semble familière ? Vous n’êtes pas seul. Dans un contexte où les contraintes budgétaires se resserrent et où les attentes citoyennes s’intensifient, les administrations publiques sont confrontées à un défi de taille : faire mieux avec moins. Les structures rigides et les processus de validation complexes freinent souvent la réactivité et l’innovation nécessaires pour répondre efficacement aux besoins des citoyens. L’adoption de méthodes agiles dans le secteur public devient alors un levier incontournable de modernisation.

Le mode projet : Un levier de transformation accessible et mesurable

La bonne nouvelle ? Une solution existe et a déjà fait ses preuves : l’adoption d’une gouvernance transversale inspirée du mode projet pour gagner en efficience globale.

Le mode projet n’est pas une simple réorganisation structurelle. C’est avant tout une culture de travail caractérisée par :

• Un objectif clair à atteindre dans un temps défini et mesurable
• Une équipe pluridisciplinaire dépassant les silos administratifs traditionnels
• Des rôles distribués selon les compétences plutôt que selon la hiérarchie
• Une logique d’itération permettant d’apprendre et d’ajuster en continu

D’après l’Observatoire de l’Innovation Publique (2023), les administrations ayant adopté ces principes ont constaté une réduction significative des délais de traitement des dossiers complexes et une augmentation de la satisfaction des usagers. Ce type d’approche est aujourd’hui central dans les démarches de transformation organisationnelle du secteur public.

Il est urgent d’agir maintenant

Les citoyens suisses attendent une administration plus réactive et plus innovante dans un contexte de croissance démographique (Baromètre Administratif Suisse 2023), tandis que la nécessité budgétaire d’opérer des synergies et de réduire les coûts s’affirment. Face à ces constats, la mise en place d’une gouvernance transversale n’est plus une option, mais une nécessité. Cette gouvernance agile permet de décloisonner les services et de fluidifier les circuits décisionnels.

Voyons comment y parvenir concrètement et quels résultats mesurables vous pouvez espérer.

Un exemple concret de transformation administrative

À Sion, la mise en place d’une approche transversale pour les projets de mobilité douce a permis des avancées spectaculaires. Le projet de passerelle cyclable sur l’A9, initialement estimé à 24 mois de développement, a été réalisé en seulement 16 mois grâce à une équipe projet dédiée.

Cette équipe a réuni des membres des services techniques, de l’urbanisme et de la mobilité, mais aussi des partenaires externes comme l’EPFL, Car Postal et la HES-SO Valais. Le résultat ? Non seulement un gain de temps, mais aussi une économie budgétaire importante par rapport aux estimations initiales, selon le rapport d’activité 2023 de la ville.

La clé de ce succès réside dans l’organisation adoptée dans ce type d’initiative :

• Réunions hebdomadaires courtes avec prise de décision immédiate
• Utilisation de tableaux de bord partagés permettant de suivre l’avancement en temps réel
• Validation par étapes plutôt qu’en fin de processus, réduisant les risques de blocage

Ces principes illustrent la puissance de la gestion de projet appliquée aux collectivités publiques.

Outils pratiques pour mettre en œuvre la gouvernance transversale

Transformer votre administration publique : 5 outils concrets qui ont fait leurs preuves

1. La matrice raci de gouvernance transversale

Cet outil simple mais puissant permet de clarifier les responsabilités dans un projet transversal. Dans les communes l’ayant adopté, les équipes rapportent une meilleure compréhension des rôles et une réduction des conflits de territorialité.

Comment l’implémenter :

• Créez un tableau croisé listant toutes les tâches du projet et tous les participants
• Pour chaque intersection, précisez si la personne est :
  • R (Responsible) : Réalise la tâche
  • A (Accountable) : Valide la tâche (une seule personne)
  • C (Consulted) : Doit être consultée
  • I (Informed) : Doit être informée

La matrice RACI est un outil de pilotage collaboratif très prisé dans les démarches de conduite du changement public.

2. Le sprint administratif

Inspiré des méthodes agiles, le sprint administratif consiste à définir des cycles courts (2 à 4 semaines) avec des objectifs précis et mesurables. Cette approche permet d’accélérer la mise en œuvre des projets administratifs.

Comment l’implémenter :

• Définissez un objectif clair et atteignable pour le sprint
• Réunissez une équipe mixte ayant toutes les compétences nécessaires
• Organisez une réunion quotidienne de 15 minutes maximum
• Évaluez les résultats en fin de sprint avant de planifier le suivant

Les collectivités qui adoptent ce mode de travail en témoignent : il améliore la rapidité d’exécution et la clarté des responsabilités.

3. Le tableau de bord de pilotage transversal

Un tableau de bord partagé entre tous les services impliqués permet de suivre l’avancement des projets en temps réel. Les administrations utilisant cet outil rapportent une amélioration dans le respect des échéances.

Comment l’implémenter :

• Identifiez 5 à 7 indicateurs clés de performance (KPIs) pertinents
• Utilisez une plateforme accessible à tous (comme Trello, Microsoft Planner ou ClickUp)
• Actualisez les données au minimum une fois par semaine
• Affichez les résultats dans un espace commun pour maintenir la dynamique

Cet outil favorise la transparence et la responsabilité collective dans les projets publics.

4. Les cercles de décision

Cette méthode consiste à déléguer certains pouvoirs décisionnels à des groupes transversaux, particulièrement efficaces pour traiter des thématiques transversales (prestations impliquant différents services ou départements, par exemple).

Comment l’implémenter :

• Définissez clairement le périmètre décisionnel de chaque cercle
• Formez les participants aux méthodes de décision par consentement
• Établissez un processus d’escalade pour les situations bloquantes
• Documentez et partagez toutes les décisions prises

Les cercles décisionnels renforcent l’autonomie opérationnelle et la dynamique participative dans la fonction publique.

Comment démarrer dès demain : Un plan d’action en 3 étapes

Étape 1 : Diagnostic Express

Commencez par cartographier vos processus décisionnels actuels pour visualiser les circuits de validation et identifier les goulots d’étranglement. Cela permet d’identifier rapidement les étapes superflues dans les processus. Ce diagnostic organisationnel est une étape clé dans toute stratégie de simplification administrative.

Étape 2 : Projet Pilote

Sélectionnez un projet concret mais limité pour tester l’approche transversale. Idéalement, choisissez une initiative visible qui peut produire des résultats rapidement (moins de 6 mois).

Étape 3 : Diffusion et Ancrage (Mois 3–6)

Une fois les premiers résultats obtenus, élargissez progressivement l’approche à d’autres services et projets. L’expérience montre qu’un taux de diffusion optimal se situe autour de 2–3 nouveaux projets transversaux par mois.

Nous recommandons pour maximiser vos chances de succès et l’adoption complète des méthodes :

• Des sessions de formation au management transversal hebdomadaires
• Un forum d’échange de bonnes pratiques entre communes
• Des outils d’évaluation continue de la progression

Un investissement à rendement immédiat

Le mode projet n’est pas une révolution organisationnelle, mais une évolution pragmatique et nécessaire des méthodes de travail des administrations publiques. Comme nous l’avons vu, ses bénéfices sont multiples et mesurables :

• Réduction des délais
• Amélioration de la satisfaction citoyenne
• Économies budgétaires
• Augmentation de la motivation des agents publics

Ces résultats sont accessibles sans bouleversement structurel majeur, mais par l’adoption progressive d’outils et de méthodes éprouvés dans le secteur public. L’administration de demain sera plus agile, plus transversale et plus efficiente. Et la bonne nouvelle, c’est que vous pouvez commencer cette transformation dès aujourd’hui.

4 outils clés pour réussir la gouvernance transversale dans l’administration publique

1. La matrice RACI
   Clarification des responsabilités dans un projet transversal.
2. Le sprint administratif
   Cycles courts avec objectifs mesurables pour accélérer l’exécution des projets.
3. Tableau de bord de pilotage transversal
   Suivi en temps réel des projets pour améliorer le respect des échéances.
4. Les cercles de décision
   Délégation de pouvoirs décisionnels à des groupes transversaux pour traiter des thématiques partagées.