Les outils clés de la conduite du changement

La conduite du changement apparait aujourd’hui comme un élément essentiel du processus de réussite d’un projet et de sa gestion. Ceci est d’autant plus vrai pour les projets dits de transformation qui amènent des changements plus ou moins impactants pour l’entreprise, l’organisation et pour les collaborateurs qui en font partie. Afin que la transition entre l’état actuel et l’état futur se fasse dans les meilleures conditions, il peut être intéressant d’utiliser quelques outils facilitant la bonne conduite des activités, présentés ci-après.

Outil 1 : L’outil pour mesurer la « hauteur de la marche » : la MATRICE OMOC d’analyse des impacts

Cet outil permet d’identifier les impacts d’un projet sur les collaborateurs-trices selon 4 dimensions organisationnelles essentielles :

La dimension outil : quels seront les impacts sur les outils actuels ? Quels seront les outils nécessaires pour concrétiser le changement ?
La dimension métier : en quoi le projet va-t-il changer et faire évoluer les missions et les compétences des collaborateurs et des managers ?
La dimension culturelle : le projet va-t-il générer une nouvelle manière de travailler, une approche différente favorisant de nouveaux comportements, de nouvelles valeurs ?
La dimension organisation : quels impacts le projet va-t-il avoir sur les processus ou la structure actuelle de l’organisation ?

Un projet a souvent une dominante (par exemples : projet de réorganisation, projet de création de nouveaux métiers, projet avec une nouvelle vision de l’entreprise, projet de mise en place d’un nouvel outil). Cet outil nous permet d’aborder une transformation sur tous les angles. En effet, un projet (pour l’exemple) outil a des impacts sur les processus, sur les missions de chacun et sur les habitudes de travail au quotidien.

Outil 2 : l’évaluation de la santé du projet (PCT)

L’évaluation de la santé du projet (ou analyse PCT) est une méthode développée par l’entreprise Prosci, précurseur dans le domaine de la conduite du changement. Elle est utilisée pour faciliter le succès d’un projet en évaluant quatre aspects jugés critiques d’un projet, à savoir :

La gestion du projet – Elle permet de vérifier l’aspect technique du projet mené par l’entreprise (planning, périmètre, cout…)
La gestion du changement – Elle aborde le côté humain et les éléments mis en place pour y faire face et faciliter la conduite des changements
Le leadership et la stratégie – Ils permettent de vérifier l’alignement de la direction et de l’organisation à la stratégie d’évolution choisie
L’évaluation de chance de succès du projet – Elle permet d’analyser les objectifs, les résultats attendus, le contexte, la méthode de gestion

L’évaluation des composantes est basée sur un ensemble de critères à évaluer afin d’obtenir une note moyenne sur chaque composante. Les résultats obtenus permettent d’évaluer un niveau de risque :

Élevé qui nécessite une action immédiate dans la gestion
Possible qui nécessite un examen plus approfondi

Cette évaluation permet de mettre en avant les forces du projet (actions qui devront être maintenues et bien exploitées) et de l’entreprise.

Outil 3 : Le modèle ADKAR

Le modèle ADKAR est également un des outils développés par l’entreprise Prosci. ADKAR permet de guider les individus vers la situation et la transformation souhaitée (en adoptant une conduite bien définie). Ainsi, selon Prosci, un collaborateur doit atteindre 5 résultats pour parvenir à être performant et accepter la transformation.

Les 5 résultats correspondent aux mots formant l’acronyme ADKAR, à savoir :

Awareness – Sensibilisation à la nécessité d’évoluer
Desire – Désir de changer, d’évoluer
Knowledge – Connaissance de comment changer
Ability – Capacité à maitriser le changement
Reinforcement – Renforcement, ou comment maintenir la conduite du changement dans de bonnes conditions au sein de l’entreprise.

Ce qui est intéressant avec ce plan, c’est qu’il considère qu’un individu ne pourra passer à l’étape suivante qu’en ayant atteint le résultat précédent. En d’autres termes et à titre d’exemple, un individu ne pourra maitriser le changement dans son travail qu’après avoir su comment changer (nouvelles méthodes, nouvelle place de travail à adopter), cela pourra passer par de la formation et une communication adaptée et régulière.