Animation d’une réunion : comment impliquer les participants

Elles font partie du quotidien des entreprises. Les réunions rythment en effet les journées de travail. Et dans le cadre de la gestion de projet, elles permettent d’informer l’équipe, de cadrer les missions, de faire le point sur l’avancement des tâches de chacun, de débriefer, etc. Or, pour qu’une réunion soit efficace, elle doit associer à une bonne organisation des techniques d’animation visant à captiver et motiver les participants. Voici des conseils pour animer vos prochaines réunions de travail.

Animer une réunion, un rôle à part entière

L’animateur d’une réunion assume un rôle essentiel. Non seulement c’est lui qui organise et prépare la rencontre, mais il participe aussi à favoriser la productivité du groupe. Pour ce faire, il mobilise des techniques d’animationainsi que des compétences relationnelles : écoute, gestion des conflits, empathie, etc.

En fonction des objectifs de la réunion, l’animateur peut adopter un style :

• Directif: il laisse alors peu de liberté aux participants, ces derniers étant invités à intervenir uniquement en fin de réunion, après qu’un message leur a été délivré.
• Participatif: il encourage les échanges dans le but de recueillir un maximum d’informations.
• Non-directif: dans ce cas, c’est le groupe de travail qui applique son rythme aux échanges. L’animateur cadre un minimum le débat, notamment pour que tous les participants aient la parole.

L’animation d’une réunion suppose un déroulement précis

Pour qu’elle soit productive et qu’elle ne laisse pas le sentiment d’une perte de temps, la réunion peut adopter le rythme suivant :

1. Introduction: l’animateur accueille les participants. Il présente ensuite l’objet de la réunion et ses enjeux. Il peut également expliquer la méthode de travail choisie ainsi que les règles de conduite à suivre. C’est aussi le moment de rappeler les horaires de la réunion.
2. Animation: pendant la réunion, l’animateur encourage le groupe à participer. Il gère les prises de parole, s’adapte aux différents profils qui constituent le groupe, apaise les conflits et recentre le débat en cas de digression.
3. Conclusion: l’animateur, et éventuellement les participants, fait la synthèse des échanges. Il rédige également un compte-rendu de réunion.

Quelques techniques d’animation pour dynamiser une réunion

Il n’est pas toujours aisé de motiver les collaborateurs d’une entreprise à participer activement à une réunion. Différentes techniques permettent de les encourager à s’impliquer dans cet exercice. Parmi elles citons :

• La méthode Pecha Kucha: elle consiste à présenter un travail ou un projet en seulement 20 visuels, lesquels restent à l’écran pendant 20 secondes chacun. Rythme, concision et sens de la narration rendent dynamiques et intéressantes ces présentations.
• Le brainstorming: cette technique de réflexion collaborative permet de faire émerger les idées les plus innovantes tout en favorisant la cohésion de groupe.
• Les jeux de rôle: le principe est de faire adopter aux participants un autre rôle que le leur, de se mettre à la place d’un collègue, d’un responsable, du client, etc.

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