Bâtir un ordre du jour : la clé d’une réunion réussie

Les entreprises consacrent beaucoup de temps aux réunions. Et nombre de collaborateurs estiment perdre du temps pendant ces rencontres. Pour que réunion rime avec productivité, elle gagne à être clairement orientée, ce que permet la construction d’un ordre du jour. Souvent négligé même par les experts de la gestion de projet, ce document est pourtant essentiel à la tenue d’une réunion réussie. Retrouvez nos conseils pour bâtir un ordre du jour à la fois précis et efficace.

Ordre du jour : définition

Un ordre du jour est avant tout une liste de sujets à aborder lors d’une réunion. Il sert aussi de convocation à la réunion, puisqu’il mentionne des informations pratiques telles que le jour et l’horaire de la rencontre. L’ordre du jour doit donc être transmis aux participants en amont de la réunion. Son élaboration constitue une des premières étapes de la préparation d’une rencontre de travail, quelle qu’elle soit.

Pourquoi construire un ordre du jour ?

La rédaction et la transmission d’un ordre du jour permettent de :

Convoquer les personnes dont la présence est nécessaire et leur donner les moyens de se préparer: les participants peuvent dès lors consulter ou réunir les éléments et informations nécessaires à la réunion. Ils peuvent également préparer leur future intervention ou d’éventuelles questions en rapport avec l’ordre du jour.
Structurer la réunion: l’ordre du jour constitue une feuille de route détaillée du contenu de la réunion. Il sert ainsi de support, de fil conducteur, à l’animateur. Et les participants n’ont jamais le sentiment d’être perdus au cours des échanges ; leur attention reste maintenue. Qui plus est, ce plan permet d’éviter les débordements horaires et les digressions.
Donner du sens à la présence de chacun : les participants connaissent à l’avance l’objet et le contenu de la réunion. Ils savent ainsi en quoi leur présence est requise, ce qui contribue à les impliquer plus efficacement dans les échanges, à stimuler leur participation.

Comment rédiger un ordre du jour ?

Voici quelques conseils qui vous aideront à construire un ordre du jour précis et efficace :

Donner un titre à la réunion : réunion d’information, de service, commerciale, de projet, de direction, comité de pilotage, conférence…
Indiquer son objectif: débrief hebdomadaire, lancement de projet, résolution de problème, formation…
Indiquer la date de la rencontre, le lieu et les horaires de début et de fin
Présenter sommairement les intervenants, internes ou externes : nom, prénom, fonction, rôle…
Lister les sujets à aborder et les planifier dans le temps : présenter succinctement tous les points du programme de la réunion et leur associer un horaire ou une durée. Pour dresser cette liste de sujets, vous pouvez demander leur avis aux personnes concernées, vous baser sur les comptes-rendus des réunions précédentes, etc.
Prévoir quelques pauses en fonction de la longueur de la rencontre
Aménager un temps d’échanges en fin de réunion pour d’éventuelles interventions ou questions.

Si vous souhaitez bénéficier de davantage de conseils pour optimiser les réunions de votre entreprise, contactez nos experts.