La transformation digitale : au-delà de la dépendance à Excel

Dans notre article sur la « transformation digitale, ce n’est pas nouveau », nous parlions du fait que la transformation digitale a l’air d’être un phénomène récent alors qu’en fait il s’est accentué ces dernières années mais cela existe depuis bien longtemps.

Dans ce nouveau sujet, nous allons nous focaliser sur un sujet plus précis qui concerne la majorité des entreprises. Ici, nous vous expliquons pourquoi la dépendance à Excel peut poser des problèmes et comment une réflexion stratégique peut aider à naviguer dans le paysage complexe de la transformation digitale.

La dépendance à Excel

De nombreuses entreprises de toute nature s’appuient sur Excel pour toutes sortes de tâches : de la planification à la gestion des stocks en passant par l’analyse des données, ou bien leur consolidation. Excel est facilement disponible, simple à utiliser et est considéré comme une solution efficace pour beaucoup d’opérations.

Bien que Excel soit l’un des outils commerciaux les plus polyvalents et les plus utiles du marché, il atteint ses limites dès lors que les processus et les flux de données qui y sont associés sont complexes et de plus en plus interconnectés.

Les 3 limites d’excel illustrées

Nous allons illustrer ce point avec 3 exemples concrets :

1. La chaîne d’approvisionnement

Excel peut suivre les matériaux depuis leur commande jusqu’à leur utilisation. Toutefois, dans un contexte industriel interconnecté avec des données provenant de différents fournisseurs, le suivi précis des stocks peut devenir complexe. De plus, les erreurs de saisie manuelle peuvent engendrer des problèmes.

2. Le suivi de la production

Excel est capable de suivre la production en enregistrant divers paramètres. Cependant, dans un environnement de fabrication moderne, les données proviennent souvent en temps réel de différentes machines. Les entrées manuelles dans Excel peuvent vite devenir obsolètes et l’analyse de ces grandes quantités de données peut excéder les capacités typiques d’Excel.

3. La gestion financière

Excel peut gérer la comptabilité analytique et produire des rapports financiers. Cependant, lorsqu’il s’agit de gérer des données complexes sur plusieurs axes analytiques, Excel peut devenir très chronophage, notamment pour associer les centres de coûts à chaque écriture afin de permettre une analyse précise.

La question cruciale : pourquoi remplacer Excel ?

Si vous vous reconnaissez dans ces exemples et que vous cherchez à savoir si vous devez remplacer Excel ou non ; il est crucial de ne pas tomber dans le piège de remplacer un outil par un autre sans changer le contexte d’utilisation. L’outil en lui-même ne crée pas de valeur ; c’est la façon dont vous l’utilisez qui fait toute la différence.

4 questions à se poser avant la transformation digitale

Avant de vous lancer dans la recherche de la meilleure alternative à Excel pour vos processus financiers, de fabrication ou de gestion de la relation client, prenez le temps de réfléchir à ces quatre questions essentielles :

1. Pourquoi maintenant ?

Pourquoi n’avez-vous pas initié ce changement il y a deux ans, ou pourquoi ne pas attendre deux ans de plus ? Si la réponse à cette question n’est pas évidente, avec une raison claire et convaincante, il est possible que vous soyez motivé principalement par une dynamique interne, ou une pression externe de la part des fournisseurs de logiciels.

2. Pourquoi pensez-vous qu’une autre technologie améliorera votre entreprise ?

Il est impératif d’avoir une vision claire de la façon dont la transformation digitale que vous envisagez remplacera une technologie dont l’utilisation arrive à ses limites. Mais, plus important encore, comment elle générera de la valeur commerciale et optimisera vos opérations à l’avenir.

3. Pourquoi vos employés devraient-ils soutenir la transformation digitale ?

Quels bénéfices personnels en tireront-ils ? Comment cela les aidera-t-il à mieux faire leur travail ? À quoi ressembleront leurs rôles une fois la transformation digitale terminée ?

4. En quoi votre stratégie digitale et votre plan de transformation sont-ils uniques ?

Votre plan de transformation doit être adapté à vos spécificités. Assurez-vous que votre transformation digitale est alignée sur les objectifs futurs de votre organisation et ne repose pas uniquement sur un plan de transformation générique ou standard suggéré par un fournisseur.

Il est essentiel de remettre en question et de comprendre le raisonnement qui sous-tend la transformation digitale que vous envisagez. Dépasser la question du « par quel outil je vais remplacer Excel » vous permettra d’optimiser les chances de succès de votre transformation digitale, d’en avoir une vision claire et d’en retirer la valeur que vous en attendez.

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4 points importants sur la dépendance à Excel

1. Dépendance à Excel
   Bien qu’Excel soit un outil polyvalent et largement utilisé par les entreprises pour diverses tâches, il présente des limites, notamment lorsqu’il s’agit de gérer des processus et des flux de données complexes et interconnectés.
2. Limites illustrées d’Excel
   Trois exemples concrets montrent les défis d’utiliser Excel pour la chaîne d’approvisionnement, le suivi de la production et la gestion financière, en particulier dans des environnements modernes et interconnectés.
3. Question de remplacement
   Avant de remplacer Excel, il est essentiel de comprendre le contexte d’utilisation et de reconnaître que la valeur ne provient pas uniquement de l’outil lui-même, mais de la manière dont il est utilisé.
4. Réflexion avant la transformation digitale
   Avant d’entreprendre une transformation digitale, il est crucial de se poser des questions essentielles sur le timing, la valeur ajoutée, l’implication des employés et l’unicité de la stratégie pour garantir le succès de la transformation.