Retroplanning : un outil de planification pertinent dans de nombreux cas

La gestion d’un projet implique de connaitre ses dates de début et de fin. Pour planifier dans le temps les tâches qui le composent, il existe principalement deux solutions : la planification, qui est fonction de la date de début du projet, et la rétro-planification, établie en fonction de sa date de fin. Cette méthode est-elle adaptée à tous les projets ? Comment la mettre en place ? Suivez nos conseils pour définir un retroplanning de manière efficace.

Qu’est-ce qu’un retroplanning ?

Un retroplanning correspond à un planning inversé. La planification standard revient à prévoir une date de fin du projet en prenant en compte toutes les contraintes qui lui sont liées. Au contraire, la retroplanification se base sur la date de fin du projet pour ordonner les tâches dans le temps et définir ainsi une date de début.

Cette méthode de planification, même si elle est efficace, n’est pas compatible avec tous les types de projets. Elle s’applique généralement aux projets complexes et dont l’échéance est lointaine. La réalisation d’un retroplanning est courante dans le domaine de l’événementiel. Toutes les tâches qui concernent le projet sont échelonnées dans le temps en fonction d’une date butoir qui ne saurait être modifiée. La retroplanification est également fréquemment utilisée dans les secteurs du BTP, de l’industrie ou du numérique.

Les avantages du retroplanning

L’adoption d’un retroplanning représente de nombreux avantages. Cette méthode de planification « à rebours » permet de :

• Respecter les délais de livraison
• Maitriser la gestion des ressources humaines, matérielles et financières
• Organiser efficacement les tâches entre elles, surtout quand elles sont interdépendantes
• Bénéficier d’une vision globale du projet et mesurer son avancement
• Déterminer quand commencer le projet au plus tard

Comment faire un retroplanning ?

La principale difficulté du retroplanning est de correctement estimer la date de début et de prévoir suffisamment de marge pour compenser les imprévus, toujours dans le but de respecter la deadline. Pour créer un retroplanning, il faut donc procéder par étape :

1. Déterminer les tâches et, éventuellement, les sous-tâches, qui composent le projet : pour découper un projet en tâches, vous pouvez par exemple utiliser la méthode WBS (Work Breakdown Structure).
2. Pour chaque tâche, attribuer une personne, un responsable de son accomplissement.
3. Estimer la durée de chaque tâche en étant le plus réaliste possible : vous pouvez demander l’avis de vos collaborateurs afin de connaitre le temps nécessaire à l’exécution de chaque mission.
4. Ordonner chronologiquement les tâches et selon leurs liens de dépendance: à cette étape, vous pouvez utiliser un diagramme de PERT (Program Evaluation and Review Technic).
5. Mettre en forme le retroplanning : les tâches qui le composent peuvent être intégrées dans un tableau Excell. Pour gagner en efficacité, il est conseillé d’utiliser un diagramme de Gantt, idéalement à travers un logiciel de gestion de projet.

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