Structure WBS : diviser un projet pour mieux le gérer

Dans le cadre de la gestion d’un projet d’ampleur et complexe, il est facile de perdre le contrôle et de se laisser submerger. Pour mieux l’appréhender, il est recommandé de le découper en sous-ensembles et de matérialiser ces derniers à travers un document appelé WBS pour Work Breakdown Structure. Cette technique de productivité facilite la gestion de projet : nous vous proposons d’en savoir plus et nous vous donnons des conseils pour créer vos propres structures WBS.

WBS (Work Breakdown Structure) : définition

Derrière l’acronyme WBS se trouve l’expression Work Breakdown Structure, que l’on traduit en français par Structure de Découpage du Projet (SDP) ou Organigramme des Tâches du Projet (OTP). Un diagramme WBS est une représentation graphique des différents travaux qui composent un projet, quel qu’il soit. Ce concept est développé aux Etats-Unis dès la fin des années 50 et cette pratique est recommandée par le PMI (Project Management Institute).

La décomposition d’un projet obéit à plusieurs stratégies. Il peut être découpé en livrables, en phases, en corps de métier, en entreprises prestataires, etc. Dans la plupart des cas, une matrice WBS présente un projet découpé :

En livrables: il s’agit des résultats que chaque tâche permet d’atteindre. Par exemple, dans le cas d’un projet de création de site web, on retrouvera des livrables tels que l’arborescence, les fonctionnalités, le contenu, etc.
En phases: dans ce cas, ce sont les étapes du projet qui dictent son découpage. Par exemple, la création d’un site web peut être décomposée en phase de conception, de développement, de test, etc.

Un diagramme WBS comporte généralement 2 niveaux de sous-ensembles interdépendants. Le 3^e niveau est occupé par des lots de travaux ou works pakages.

Intérêt d’une structure WBS

La décomposition d’un projet selon la méthode WBS permet de :

Mieux gérer le projet: cet ensemble est divisé en sous-ensembles plus faciles à appréhender et à maitriser
Visualiser un projet dans sa globalité, aussi conséquent soit-il
Anticiper les ressources financières, humaines et matérielles inhérentes à chaque tâche et sous-tâche
Entretenir la motivation des équipes en matérialisant l’avancement du projet
Faciliter la planification des tâches : une matrice WBS peut être exportée dans un diagramme de Gantt

Comment créer une structure WBS ?

Un organigramme WBS est obtenu en décomposant un projet en autant de travaux nécessaires pour le réaliser. Ces tâches initiales sont ensuite détaillées en éléments secondaires plus facilement gérables. Pour bénéficier de cette méthode, il convient de suivre les étapes suivantes :

Définir précisément le contenu du projet: vous pouvez notamment rassembler tous les documents indispensables à la compréhension et à l’exécution du projet tels que le cahier des charges, le plan de management, etc.
Identifier les participants au projet
Définir les éléments majeurs de niveau 1
Décomposer les éléments de niveau 1 en sous-éléments de niveau 2
Un éventuel niveau 3 comprend les lots de travaux correspondant aux tâches de niveau 2

Pour réaliser ce diagramme, vous pouvez utiliser un logiciel WBS ou un outil de mind mapping. Il est aussi recommandé de respecter 3 règles essentielles :

La règle des 100 %: les tâches de chaque niveau doivent permettre l’accomplissement à 100 % des tâches du niveau précédent.
Veiller au caractère exclusif des tâches : une même tâche ne peut pas se retrouver en deux endroits du tableau. Les tâches ne peuvent pas se chevaucher.
Limiter le niveau de découpage du projet : mieux vaut se contenter au maximum de deux niveaux de décomposition.

Si vous souhaitez être conseillé par des experts de la gestion de projet, contactez-nous.