Structure WBS : diviser un projet pour mieux le gérer

Dans le cadre de la gestion de projet d’ampleur et complexe, il est facile de perdre le contrôle et de se laisser submerger. Pour mieux l’appréhender, il est recommandé de le découper en sous-ensembles et de matérialiser ces derniers à travers un document appelé WBS pour Work Breakdown Structure.

Comprendre la WBS

Qu’est-ce que c’est ? La WBS, acronyme de « Work Breakdown Structure », est bien plus qu’un simple diagramme. Elle est l’épine dorsale du projet, offrant une vision détaillée des diverses tâches qui le composent. Cette structure a pour objectif de décomposer un travail colossal en sections plus petites, plus spécifiques et donc, plus gérables. En procédant ainsi, chaque tâche est clairement définie et il devient plus facile de répartir le travail au sein de l’équipe. Les livrablessont alors mis en avant, assurant que chaque étape ou section du projet ait un résultat concret et mesurable.

Structure WBS

Son origine : La WBS trouve ses racines aux États-Unis, vers la fin des années 50. Rapidement, cette structure a gagné en popularité, notamment en raison de son efficacité à clarifier les livrables de chaque tâche du projet. Sa capacité à transformer la complexité d’un grand projet en une série de tâches simples et clairement définies l’a érigée en norme incontournable dans le monde du management de projets. Aujourd’hui, la WBS est universellement reconnue pour sa contribution à une meilleure organisation, une meilleure répartition des ressources, et une meilleure compréhension des attendus d’un projet.

Pourquoi adopter la WBS dans la gestion de votre projet ?

Simplicité et clarté : Aborder un projet dans son intégralité peut souvent sembler être un défi colossal. La WBS intervient alors comme un outil précieux de découpage, transformant ce vaste travail en une suite de tâches plus spécifiques et gérables. En segmentant le projet via cette structure, chaque équipe se voit attribuer des missions bien définies. Le résultat ? Un projet moins intimidant, où chaque tâche devient une étape claire sur la route du succès.

Vision globale : La force de la WBS réside dans sa capacité à fournir une perspective complète du projet. Chaque tâche et livrable y est clairement identifié, ce qui facilite grandement la gestion et la planification. Les responsables de projet peuvent ainsi mieux comprendre le chemin à parcourir, faciliter la prise de décision et optimiser la répartition des responsabilités et des ressources.

Optimisation des ressources : Un des plus grands avantages de la WBS est son potentiel d’optimisation. En ayant une vision claire de chaque tâche et livrable, les gestionnaires peuvent plus facilement allouer les ressources nécessaires, que ce soit en termes de temps, de budget ou d’effectifs. Cela garantit que chaque aspect du projet est traité avec l’attention et les ressources qu’il mérite, assurant ainsi une gestion efficiente et une réalisation optimale.

Comment construire sa WBS pour une meilleure gestion de projet ?

Un organigramme WBS est obtenu en décomposant un projet en autant de travaux nécessaires pour le réaliser. Ces tâches initiales sont ensuite détaillées en éléments secondaires plus facilement gérables. Pour bénéficier de cette méthode, il convient de suivre les étapes suivantes :

1. Définir précisément le contenu du projet : vous pouvez notamment rassembler tous les documents indispensables à la compréhension et à l’exécution du projet tels que le cahier des charges, le plan de management, etc.

2. Identifier les participants au projet

3. Définir les éléments majeurs de niveau 1

4. Décomposer les éléments de niveau 1 en sous-éléments de niveau 2

5. Un éventuel niveau 3 comprend les lots de travaux correspondant aux tâches de niveau 2

Pour réaliser ce diagramme, vous pouvez utiliser un logiciel WBS ou un outil de mind mapping. Il est aussi recommandé de respecter 3 règles essentielles :

• La règle des 100 %: les tâches de chaque niveau doivent permettre l’accomplissement à 100 % des tâches du niveau précédent.
• Veiller au caractère exclusif des tâches : une même tâche ne peut pas se retrouver en deux endroits du tableau. Les tâches ne peuvent pas se chevaucher.
• Limiter le niveau de découpage du projet : mieux vaut se contenter au maximum de deux niveaux de décomposition.

Quelques règles d’or

L’intégralité avant tout : lors de la conception de votre WBS, il est essentiel de veiller à la complétude. Cela signifie que toutes les tâches secondaires, une fois combinées, devraient couvrir intégralement le livrable initial de votre projet. Cette approche garantit que chaque fragment du travail est pris en compte, évitant ainsi d’omettre des éléments cruciaux, garantissant une gestion efficace.

Unicité des tâches : l’une des fondations de la WBS est la clarté, et cela passe par l’unicité de chaque tâche. Dans cette structure, chaque tâche doit avoir sa propre place et ne doit pas apparaître à plusieurs niveaux. Cela évite les doublons, les confusions et permet à chaque membre de l’équipe d’avoir une vision claire de ses responsabilités, optimisant ainsi le déroulement des projets.

Simplicité : la WBS est un outil détaillé, mais cela ne signifie pas qu’elle doit être complexe. Au contraire, la simplicité est le maître mot. Bien qu’elle offre une décomposition minutieuse du travail à accomplir, il est crucial de la garder lisible et accessible pour toutes les parties prenantes. Limiter la structure à deux niveaux de décomposition, par exemple, peut souvent être le choix judicieux pour assurer une gestion fluide et une répartition efficace du travail au sein de l’équipe.

La Structure WBS est un outil essentiel pour tous les chefs de projets. Elle offre une vue d’ensemble, facilite la gestion des ressources, et garantit que chaque aspect du projet est pris en compte. En tant que gestionnaire, l’adopter, c’est mettre toutes les chances de son côté pour mener son projet à bien.

4 points à connaître sur la méthode WBS

1. Contexte de la WBS
   Gérer un projet est semblable à assembler un puzzle complexe. La clé de la gestion réussie réside dans la Structure WBS, une approche éprouvée depuis plusieurs décennies, qui transforme la complexité d’un projet en une série d’actions concrètes et mesurables.
2. Compréhension et origines de la WBS
   WBS (Work Breakdown Structure) est une méthode pour décomposer un projet en tâches plus petites et gérables, mettant en avant les livrables de chaque étape. Elle a été développée aux États-Unis à la fin des années 50, et est reconnue universellement pour sa capacité à clarifier et organiser les projets.
3. Avantages de la WBS
   Simplicité et Clarté : elle transforme un projet imposant en une série de tâches spécifiques. Vision Globale : elle offre une perspective complète du projet, facilitant la gestion, la planification et la répartition des responsabilités. Optimisation des Ressources : elle permet une allocation efficace des ressources en termes de temps, budget, et effectifs, garantissant une gestion efficiente du projet.
4. Mise en œuvre et règles d’or de la WBS
   Pour construire une WBS, définissez le contenu du projet, identifiez les participants, établissez les éléments majeurs, décomposez ces éléments, et utilisez des outils adaptés. Trois règles essentielles sont à respecter : assurer l’intégralité du projet, veiller à l’unicité des tâches et prioriser la simplicité, limitant idéalement à deux niveaux de décomposition.