Les bonnes stratégies d’optimisation organisationnelle des entreprises

L’organisation d’une entreprise est un moyen. Elle n’est pas une fin en soi.

Ainsi, elle n’est pas bonne ou mauvaise dans l’absolu : elle présente des avantages et des inconvénients au regard du projet qu’elle sert et des caractéristiques de l’environnement de l’entreprise.

Cette organisation doit faire l’objet d’un processus d’amélioration continue pour constamment gagner en efficacité et efficience, accompagner la croissance, faire face à la concurrence, à la guerre des prix, à l’évolution naturelle du secteur d’activité et aux rendez-vous technologiques.

Dans le même temps les dirigeants en charge de la gestion de l’entreprise, doivent veiller à ce que leur organisation continue à produire de la performance. Si ce n’est pas le cas, leur analyse doit permettre au management de mener les activités qui permettront d’optimiser l’atteinte des résultats.

Or une organisation d’entreprise c’est d’abord et avant tout des personnes, qui ont un travail à réaliser, d’une certaine façon, en s’appuyant sur des moyens :

Les personnes disposent de certaines compétences et véhiculent une culture d’entreprise qui influence le mode de management.

La gestion du travail à réaliser est généralement consignée dans des rôles et responsabilités (voir matrice RACI), des descriptions de fonctions, des fiches de postes ou des organigrammes.

La manière dont le travail est réalisé forme les processus de l’entreprise et est consignée dans des directives ou procédures qui décrivent le travail à faire et la façon de le faire.

Enfin, les moyens regroupent toutes les ressources (non humaines) utilisées tout au long des processus.

La gestion permanente de la bonne adéquation entre ces 4 composantes est ce qui conduit à l’optimisation organisationnelle.

L’optimisation d’une organisation passe donc par une analyse des interactions qui existent entre l’organisation du travail, la gestion des équipes, les processus opérationnels et les outils informatiques ou autres ressources utilisées pour délivrer les produits et services de l’entreprise.

De plus, il n’est pas possible de penser l’optimisation organisationnelle, indépendamment du contexte dans lequel évolue l’entreprise et de ses spécificités : ce qui est logique ou efficace pour une organisation ne l’est pas forcément pour une autre confrontée à un autre contexte, quand bien même se situeraient-elles dans le même secteur (générique) d’activité.

Enfin, il faut garder à l’esprit, tout au long de l’analyse, qu’il convient d’agir simultanément sur plusieurs composantes de l’organisation pour l’optimiser et donc en accroître la performance :

Le management : il doit porter les objectifs qu’il s’assigne ou qui lui sont assignés. À lui de décliner ses objectifs au niveau de son périmètre de gestion et de les traduire en résultats.

En cas de leadership faible qui mène souvent à une mauvaise déclinaison des objectifs, des actions de formation et de coaching représentent une piste intéressante pour permettre au management de gagner en compétences.

• La culture dans laquelle évolue l’organisation : cet axe, l’un des plus importants probablement, est le fruit de l’histoire d’une organisation qui a accumulé des acquis et une notoriété lui conférant une légitimité. Pratiquer l’optimisation d’une organisation sans tenir compte de cette culture est un exercice périlleux voir quasi impossible.
• La structure représentative de l’organisation : cet axe consiste à rechercher le meilleur agencement possible de tous les éléments essentiels pour que l’organisation fonctionne avec une performance optimale : unités organisationnelles (directions, divisions, services, etc…), fonctions (commerciale, achat, comptable, …), rôles et responsabilités des acteurs et organes. Les choix structurels (centralisé vs décentralisé, formel vs informel, hiérarchique vs distribué, etc.) peuvent être décisifs au niveau des résultats de l’organisation.
• Les processus et les outils : le ré-engineering des processus est un moyen très puissant d’optimiser la performance d’une organisation. Pour cela il s’agira d’optimiser les processus et d’utiliser de manière optimale les moyens, ressources et compétences disponibles tout en intégrant les possibilités offertes par les nouveaux outils digitaux disponibles sur le marché. Le résultat s’évalue grâce à des indicateurs : temps de livraison, qualité des services fournis, prix de vente, etc.

Notre valeur ajoutée

Au cours d’un mandat d’optimisation des organisations, Ad Valoris aide ses clients à :

• Définir la cible à atteindre, c’est-à-dire ce qui aura changé et pour qui une fois que le plan d’actions aura été mis en œuvre.
• Objectiver la situation dans laquelle se trouve l’entreprise, la fonction, ou le processus et diagnostiquer les principaux problèmes à adresser.
• Identifier les mesures d’amélioration adéquates.
• Accompagner la mise en œuvre / transformation / changement.