Portfolio Management Office : de quoi parle-t-on ?

En gestion de projet, la notion de Portfolio Management Office (PMO) est généralement utilisée pour désigner les concepts de Project Management Office, de Program Management Office et de Portfolio Management Office.

Chacune de ces entités renvoie à un niveau qui lui est propre et qui la caractérise au sein de l’entreprise. Le Portfolio Management Office est situé au niveau stratégique de l’organisation, alors que le Project Management Office et le Program Management Office sont situés au niveau opérationnel.

Le Portfolio Management Office est l’unité organisationnelle utilisée au niveau du portefeuille de projets de l’entreprise. Ses principales missions sont les suivantes :

Suivi des projets

Donner à la Direction de l’entreprise de la visibilité et de l’information sur l’état d’avancement des projets. Et ce, au travers de reporting consolidé et d’alertes sur le portefeuille pour permettre l’arbitrage et l’aide à la décision.

Pilotage du portefeuille 

Mesurer les projets qui contribuent à la stratégie de l’entreprise et qui permettent d’obtenir les objectifs et les résultats attendus.

Support à la gestion de projet

• Constituer un centre de compétence en terme de méthodologie de gestion de projet, de bonnes pratiques, de formation, etc.
• Accompagner et supporter les acteurs des projets dans le bon exercice de leur rôles et responsabilités.

Prise en charge de projets

• Constituer un centre de ressources en termes de chefs de projets.
• Prendre en charge le rôle de chef de projet sur mandat ou pour des projets clés.

Les principales missions du PMO

Pourquoi un PMO ?

En amont de la mise en place du dispositif de pilotage du portefeuille de projets au sein d’une société, les éléments suivants sont généralement constatés :

• Le nombre de projets est de plus en plus croissant
• Les projets sont de plus en plus complexes
• Les chefs de projet n’arrivent plus à gérer leurs priorités
• La direction de l’entreprise n’a plus une vue suffisante de l’allocation de ces ressources et de la performance des projets en cours
• Les demandes de nouveaux projets sont acceptées sans pouvoir évaluer :
  • La disponibilité des ressources pour réaliser le projet
  • L’alignement avec la stratégie de l’entreprise

Aussi, de nombreux enjeux sont liés à la gestion du portefeuille de projets de la société, principalement :

• Tous les projets doivent être alignés avec la stratégie globale de l’entreprise
• Les informations nécessaires à la décision sont d’un caractère incertain
• La composition du portefeuille est nécessairement changeante
• Les projets sont souvent interdépendants et hétérogènes
• Les ressources disponibles sont limitées
• L’agrégation des données issues des différents projets est nécessaire
• L’organisation en place n’est pas adaptée

La réponse à ces constats et enjeux consiste à la mise en place d’un dispositif permettant de gérer un portefeuille de projets, et ce, dans le respect des délais, du budget, de l’alignement avec les objectifs stratégiques et de la compréhension des risques associés.

Quels outils pour le PMO ?

Les outils à mettre en place liés au pilotage de portefeuille de projets peuvent être plus ou moins élaborés selon plusieurs critères, principalement selon le volume des projets ainsi que le niveau de maturité du dispositif PMO.

Dans ses interventions pour la mise en place du dispositif de pilotage de portefeuille de projets, Ad Valoris préconise généralement une période de rodage qui permet d’éprouver le dispositif envisagé au travers des étapes suivantes :

• Créer, animer et accompagner l’organe de pilotage du portefeuille des projets dans la prise de décisions (généralement le CODIR)
• Constituer le portefeuille de projets en réalisant un inventaire des projets identifiés et à identifier
• Constituer le set documentaire en élaborant des bases de méthodologie de gestion de projet

Pour cela, les outils ci-dessous (à minima) sont déployés en utilisant les applications de Microsoft Office qui sont largement utilisés et donc faciles et rapides d’accès pour la majorité des collaborateurs de l’entreprise :

• Un set documentaire à destination du CODIR qui permet la définition des objectifs, les Business Case, suivi et bilan de projets
• Un reporting consolidé des données clés des projets et du portefeuille (tableau de bord) à destination du CODIR mis à disposition par le PMO
• Un guide méthodologique de gestion de projet et des modèles de documents à destination des acteurs des projets

• Un support permettant au PMO de suivre l’avancement des projets

Exemple d’un tableau de bord à destination du CODIR (sous format PowerPoint)

A l’issue de la phase de rodage, une fois le dispositif PMO éprouvé et ajusté, l’entreprise peut décider de basculer vers un outil spécialisé PMO, intégrant toutes les données liées au portefeuille de projets. L’outil doit rester pratique à utiliser pour les acteurs des projets et peut intégrer toute ou partie des fonctionnalités PMO, par exemple :

• Création de rapports et de tableaux de bord
• Lien du portefeuille avec les objectifs stratégiques
• Rationalisation des nouvelles demandes de projets
• Sélection et priorisation des projets
• Visualisation des besoins en termes de ressources
• Gestion des ressources
• Mise en place de Gantt (liens entre les projets)
• Gestion du temps et des dépenses
• Messagerie intégrée
• Etc.

4 points importants à savoir sur le PMO

1. Définition et positionnement du PMO
   Le Portfolio Management Office (PMO) est une entité organisationnelle située au niveau stratégique de l’entreprise, distincte du Project et du Program Management Office qui sont au niveau opérationnel. Il est responsable du portefeuille de projets de l’entreprise, offrant une visibilité et des informations sur l’état d’avancement des projets à la Direction.
2. Missions principales du PMO
   Le PMO a pour missions le suivi et le pilotage des projets, le support à la gestion de projet, et la prise en charge de projets spécifiques. Il sert également de centre de compétence en méthodologie de gestion de projet et de centre de ressources en termes de chefs de projets, aidant à aligner tous les projets avec la stratégie globale de l’entreprise.
3. Nécessité du PMO
   La mise en place d’un PMO devient cruciale lorsque l’entreprise a de nombreux projets croissants en complexité, et lorsque la direction a besoin d’une meilleure vue de l’allocation des ressources et de la performance des projets en cours. Il répond aux enjeux liés à la gestion du portefeuille de projets, tels que l’alignement stratégique, la limitation des ressources, et l’interdépendance des projets.
4. Outils et mise en place du PMO
   Pour la mise en place du PMO, des outils tels que Microsoft Office sont initialement utilisés pour le reporting consolidé et la méthodologie de gestion de projet. Après une phase de rodage, l’entreprise peut opter pour un outil spécialisé PMO, intégrant diverses fonctionnalités telles que la création de rapports, la gestion des ressources, et la messagerie intégrée, pour optimiser la gestion du portefeuille de projets.