Optimisation des processus

L’optimisation des processus d’une organisation consiste à améliorer les façons de faire de chacun des processus de l’entreprise.

Bien que l’optimisation des processus puisse se concevoir comme un projet limité dans le temps, ce travail prend plus de sens lorsqu’il s’inscrit dans le cadre d’une démarche de gestion par les processus.

L’amélioration des processus est donc souvent effectuée par les entreprises dans une logique de recherche de la performance de l’entreprise et d’amélioration continue, afin de s’assurer que les processus répondent en permanence de manière efficace et efficiente aux besoins et attentes des clients de ces processus.

La mise en œuvre d’un système de management de la qualité permettra ainsi d’assurer une veille permanente sur les processus de l’organisation en :

  • Mesurant régulièrement la performance de l’activité aux moyens d’indicateurs opérationnels,
  • En assurant des revues régulières des processus au regard de contraintes, d’exigences nouvelles, de dysfonctionnements identifiés, ou de de suggestions.

Dans certaines situations de modifications de l’environnement, les entreprises sont amenées à refondre en profondeur certains de leurs processus. C’est le cas dans le cadre de la transformation digitale des entreprises par exemple. Elles sont amenées à offrir de nouvelles expériences à leurs clients et donc à repenser leur modèle d’affaires.

Michael Hammer définit ainsi le Concept de Business Process Reengineering (BPR) : « une remise en cause fondamentale et une redéfinition radicale des processus opérationnels pour obtenir des gains spectaculaires dans les performances critiques que constituent aujourd’hui les coûts, la qualité, le service et la rapidité ». La méthode de reengineering BPR est souvent critiquée car lourde à mettre en place, et souvent synonyme de licenciements massifs.  Elle a perdu son statut au profit de méthodes de management par les processus (BPM), moins risquées et qui visent plutôt à optimiser les processus déjà existants

Il existe différentes méthodes d’optimisation des processus. Une démarche possible est la suivante :

  1. Poser les objectifs globaux que l’entreprise cherche à atteindre, par l’optimisation de ses processus, par exemple : réduction des coûts, réduction de délai de production, amélioration de la qualité des produits ou des prestations délivrées.
    A ce stade il peut être utile d’effectuer une cartographie des processus afin d’avoir une vision d’ensemble du fonctionnement de l’organisation. Cette représentation globale est facultative s’il s’agit d’optimiser un seul processus.
  2. Identifier et sélectionner les processus clés à optimiser. En effet, tous les processus ne sont pas forcément impactés par les travaux d’amélioration. La démarche peut toutefois avoir un objectif de révision ou réorganisation globale de l’organisation.
  3. Caractériser et décrire les processus existants. Cette étape peut paraitre sans valeur ajoutée mais elle permet de fournir un socle de base pour les futures améliorations.
  4. Effectuer un diagnostic des processus en fonction des objectifs d’optimisation poursuivis.
  5. Optimiser les processus en définissant les améliorations à mettre en œuvre et décrivant les processus cibles.
  6. Mettre en œuvre et piloter le nouveau processus une fois opérationnel.

Ainsi, nous vous aidons à optimiser vos processus et à structurer vos façons de faire dans le but d’atteindre vos objectifs de performance organisationnelle, de transformation de votre modèle d’affaires ou de management de la qualité.

Sources :

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